Automatizácia firemných procesov

Automatizácia neznamená vymeniť softvér, ktorý firma používa. Väčšinou znamená prestať prenášať údaje medzi tým, čo už má.

Čo firmy robia manuálne

Práca, ktorá sa opakuje podľa pravidiel

Toto nie sú výnimky. Sú to kroky, ktoré niekto vo firme robí každý týždeň rovnako, a preto sa dajú zapísať ako pravidlo.

  • Objednávka z e-mailu alebo e-shopu sa prepisuje do systému
  • Ten istý údaj sa zadáva druhýkrát, lebo dva nástroje o sebe nevedia
  • Dokument sa skladá kopírovaním staršieho a čísla sa v ňom menia manuálne
  • Report vzniká stiahnutím exportov a ich zlepením v tabuľke
  • Termín stráži človek, ktorý si naň musí spomenúť
  • Cenník od dodávateľa sa prenáša do katalógu položku po položke

Ako to vyzerá po prepojení

Vstup, pravidlo, spracovanie, výstup

Automatizovaný krok nie je čierna skrinka. Má vstup, zapísané pravidlo a výstup, ktorý sa dá skontrolovať.

  1. VSTUP Objednávka, doklad, formulár, súbor alebo zadanie.
  2. PRAVIDLO Podmienky, ktoré firma dnes drží v hlave alebo v postupe.
  3. SPRACOVANIE Systém údaj zapíše, prepočíta alebo pošle ďalej.
  4. VÝSTUP Záznam, doklad, notifikácia alebo hotový obsah.

Keď pravidlo nesedí, krok sa zastaví a čaká na človeka. Automatizácia, ktorá potichu spraví chybu, je horšia než manuálny krok.

Kedy to má zmysel

A kedy nie

Automatizácia sa oplatí

  • Krok sa opakuje a dá sa popísať pravidlom
  • Údaj už v niektorom systéme je a len sa prenáša
  • Chyba z prepisovania stojí viac než samotné prepisovanie
  • Objem rastie a s ním aj čas strávený tou istou prácou

Radšej to nechajte na človeka

  • Krok vyžaduje posúdenie, ktoré sa nedá zapísať
  • Proces sa mení skôr, než by sa stihol ustáliť
  • Deje sa to párkrát do roka

Prvá otázka nie je, či sa to dá automatizovať. Je to, či sa to oplatí. Keď je odpoveď nie, povieme to.

Čo sa dá automatizovať

Od jedného kroku po celé workflow

Nemusí to začať prestavbou. Väčšinou sa vyberie jeden proces, ktorý najviac zdržuje, a ďalšie sa pridávajú podľa toho, čo prevádzka ukáže.

  • 01

    Prenos objednávok

    Z e-shopu, e-mailu alebo portálu do systému, v ktorom sa vybavujú.

  • 02

    Synchronizácia dát

    Ceny, sklad a stavy medzi nástrojmi, ktoré o sebe dnes nevedia.

  • 03

    Vytváranie dokumentov

    Ponuka, zmluva alebo protokol z údajov v systéme, nie z kópie staršieho súboru.

  • 04

    Fakturácia

    Doklad z objednávky a dodania, vrátane odovzdania do účtovného nástroja.

  • 05

    Reporting

    Prehľad priebežne z prvotných dát namiesto mesačného zlepovania exportov.

  • 06

    Upozornenia a termíny

    Systém sleduje splatnosť a stavy a ozve sa sám.

  • 07

    Importy a exporty

    Cenníky a katalógy od dodávateľov vo formátoch, ktoré posielajú.

  • 08

    Spracovanie formulárov

    Dopyt z webu sa zapíše tam, kde sa rieši, aj so zdrojom.

  • 09

    Tvorba obsahu z dát

    Opakovaný výstup podľa vizuálnych pravidiel namiesto skladania po jednom.

Ako prepájame systémy

Bez výmeny toho, čo firma už používa

Automatizácia stojí na nástrojoch, ktoré vo firme fungujú. Výmena softvéru je oddelené rozhodnutie a väčšinou ju netreba.

  • Cez API tam, kde ho nástroj má a povoľuje zápis
  • Cez importy a exporty vo formátoch, ktoré si strany posielajú
  • Cez databázu alebo medzivrstvu, keď dva systémy nemajú spoločnú reč
  • Cez webhooky, aby sa krok spustil udalosťou, nie časovačom
  • Cez vlastný interný nástroj tam, kde treba človeka nechať rozhodnúť

Čo sa napojiť nedá, zistíme a povieme skôr, než sa začne stavať. Nie každý nástroj má použiteľné rozhranie a nie každé rozhranie dovolí zapisovať.

Ako postupujeme

Najprv sa proces zapíše, až potom automatizuje

Automatizovaný zmätok je stále zmätok, len rýchlejší. Preto sa začína tým, ako práca naozaj prebieha.

  1. Prejdeme jeden proces od konca po začiatok

    Kde vzniká údaj, kto ho prenáša a kde sa najčastejšie pokazí.

  2. Zapíšeme pravidlá

    Čo sa má stať, keď údaj sedí, a čo, keď nesedí. To druhé býva dôležitejšie.

  3. Automatizujeme jeden krok

    Ten, ktorý najviac zdržuje. Beží vedľa existujúceho postupu, kým mu firma neverí.

  4. Necháme kontrolu človeku

    Systém navrhuje a vykonáva, rozhodnutie zostáva tam, kde treba posúdiť.

  5. Pridávame podľa prevádzky

    Ďalší krok až vtedy, keď si ho práca vypýta.

Reálny projekt

Reálny projekt

AUTOMATIZÁCIA OBSAHU

Automatizované infografiky pre SK a CZ

Pre Akcie.sk a Akciovyweb.cz sme postavili systém, ktorý zo zadania pripraví animovanú infografiku podľa nastavených vizuálnych pravidiel a vytvorí hotový výstup pre Instagram a Facebook v slovenskej alebo českej verzii. Je to celá cesta vstup, pravidlo, spracovanie, výstup na jednom reálnom procese.

  • Automatizácia obsahu
  • Programatické video
  • Dátová vizualizácia
  • Motion design
  • Social media content
  • Instagram
  • Facebook
Pozrieť projekt Automatizované infografiky pre SK a CZ

Časté otázky

Na čo sa nás pýtate najčastejšie

Ktorý proces sa oplatí automatizovať ako prvý?
Ten, ktorý sa opakuje najčastejšie a zároveň má jasné pravidlá. Nie ten najviditeľnejší. Väčšinou to nie je proces, o ktorom sa vo firme hovorí, ale ten, ktorý niekto potichu robí každé ráno.
Musíme kvôli tomu meniť softvér, ktorý používame?
Väčšinou nie. Automatizácia sa stavia nad tým, čo firma má, a prepája to. Výmena nástroja je samostatné rozhodnutie a nemá sa spájať s prvým automatizovaným krokom.
Čo sa stane, keď sa automatizácia pokazí?
Krok sa zastaví a čaká na človeka. Navrhujeme to tak zámerne: automatizácia, ktorá potichu spraví chybu a pustí ju ďalej, narobí viac škody než manuálny krok. Každý beh je dohľadateľný.
Zoberie to prácu ľuďom?
Berie prenášanie údajov, nie rozhodovanie. Kroky, ktoré majú pravidlá, prevezme systém. Posúdenie zostáva človeku, lebo práve to sa zapísať nedá.
Dá sa to napojiť na náš účtovný alebo fakturačný nástroj?
Závisí od toho, či má použiteľné rozhranie a či cez neho dovolí zapisovať. Overíme to na začiatku. Keď to nejde cez API, často pomôže dohodnutý formát importu.
Koľko to stojí?
Bez toho, aby sme videli proces, by to bolo číslo z ničoho. Rozsah dávame až po tom, čo prejdeme, ako práca dnes prebieha a koľko krokov má systém prevziať.

Súvisiace služby

  • Softvér na mieru pre firmy

    Hotový program rieši priemernú firmu. Ak sa vaša od priemeru líši práve v tom, čím zarába, doplácate na to každý deň manuálnou prácou navyše.

  • Interné firemné systémy

    Nie každá firma potrebuje ERP. Veľa firiem potrebuje jeden systém, ktorý rieši presne to, čo ich najviac zdržuje.

  • ERP systém na mieru

    Nepredávame krabicový ERP produkt. Navrhujeme systém podľa toho, ako firma objednáva, skladuje, fakturuje a počíta, či sa jej to oplatilo.

Kontakt

Ukážte nám, čo vás vo firme zdržuje.

Ukázať nám proces